我们每天都在使用Office系列软件，可多数人仅仅用到了它们一成的能力，剩下的九成潜力如同休眠的宝藏，亟待我们去发掘。

你有没有发现，有些同事每天到点就走，甚至还能提前跑出去买杯咖啡，他们是不是偷偷练了什么“高效绝招”？其实啊，他们未必是干活快，而是方法对头。他们知道怎么让工具帮自己干活，自己就能轻松掌控工作节奏。

【一、Excel：学会用Power Query】

不少人对Excel的了解还只限于VLOOKUP和SUM这些基础函数。可那些真正追求高效的人，早就开始探索更厉害的玩法了。

被小看的厉害技能：Power Query的妙用

要是你天天都得对付从系统里导出来的、格式一团糟的表格，像有合并的单元格、一大堆空行，还有数据和文字搅在一起的情况，那你肯定尝过手动整理的苦头。复制、粘贴、删除、拆分……忙活了一个钟头，眼睛都看酸了，事儿还没弄完呢。

要是能把Power Query用得顺手，肯定能让你更快地把这些活儿干完。

它在2016版及之后的Excel“数据”选项卡中藏着，就像一条自动处理数据的生产线。你只需像拼积木那样，一次性设置好处理步骤，之后不管来多少相同格式的数据，点下“刷新”，所有步骤立马搞定。

比如做销售管理时，每周都得从不同区域要销售数据表，再合并成一张汇总表。以前她每周一上午都忙这个：得打开七八个Excel表格，把里面的数据挨个复制到汇总表里，然后还得手动删掉每个表的标题，再把格式调成一样的。整个流程又麻烦又容易出错，还特别没劲。

借助了Power Query工具，能搭建起一个工作流程。

选定文件夹：让Power Query到这个文件夹中把所有Excel文件都找出来。数据整理：制定一些“处理”规则，像自动去掉前3行的标题和最后的汇总行，只留下有用的数据。数据整合：把所有处理好的表格自动上下合并成一个大的表格。放到工作表：把最后的结果放在一个新的工作表上。整个设置大概用了20分钟。但从那以后，每周一的工作就简单了：把新收到的报表放到那个文件夹里，然后打开汇总表，右键点下“刷新”。三秒，工作就搞定了。

就好比以前一直费劲地手搓衣服，现在一下子有了台能自己转着洗的全自动洗衣机。

Power Query可不只是简单的一个工具，它带来的是工作方式的全新转变：让咱们从做重复的活儿，变成设定自动化流程。

【二、Word：不可忽略的样式】

【功能】

Word这款软件或许是被大家误解最多的了。多数人都觉得它只是个用来打字和排版的家伙，可实际上，它最厉害的地方在于能进行“结构化”处理。

常被小看的绝招：样式设置大法

要是你正在撰写一份长达几十页甚至上百页的报告、论文（或者其他篇幅较长的文件），写到一半时，老板或者导师突然说：“我觉得这个一级标题的字体样式和颜色不太合适，把它改成黑体、小三号字、蓝色吧。”

要是你没用“样式”功能，那麻烦可就大了。你得一个一个手动去找那些一级标题，再逐个修改。要是不小心漏掉几个，还得重新再来一遍。

但要是你一开始就用了“格式”这个功能，那结果可就大不一样了。

“样式”就像是给文本戴了个“身份帽子”。比如说，你能设定一个叫“一级标题”的样式（把字体、字号、颜色、上下间距这些都调好），接着让所有的一级标题都戴上这个“帽子”。

如果要做修改，直接改“一级标题”的样式就行，文档里所有用了这个样式的一级标题，马上就会一起变过来。一键搞定，全篇都更新。

这可不是“样式”最厉害之处。当你给文档搭建好合理的样式框架（比如大标题、小标题、正文内容、图片说明等），就能开启两个超厉害的“全局观察”模式啦。

自动创建目录：在“引用”菜单里，选“目录”，Word 会依据你的标题格式，迅速生成一个美观、含页码且能点击跳转的目录。内容有改动时，右键选“更新域”就行，省去了手动敲目录和校对页码的麻烦。导航侧边栏：在“视图”菜单里勾选“导航侧边栏”。文档的架构会像文件夹列表那样，在左边一目了然。你可以方便地点击标题在长文档里快速切换，还能直接在导航侧边栏里拖动标题来重新排列章节，Word 会自动帮你调整章节内容。掌握“样式”功能，写长篇文档时会非常省心，特别是写毕业论文的同学们。

【三. PPT：用好“母版”，提高PPT统一美】

不少人做PPT时，只是简单地把文字堆在一起，再随便放几张图片，结果要么内容太多让人看不过来，要么设计得太丑让人难以直视。其实，只要用上两个小技巧，就能让PPT立刻变得高大上。

幻灯片的基础模板样式

（幻灯片母版）

每次做PPT都得一页页手动改字体、放Logo、弄页脚，这也太费时间了吧。

“幻灯片母版”就像是PPT的“设计基因库”。打开“视图”菜单进入母版设置，就能给整个PPT定下统一风格：比如所有标题的字体和颜色怎么选，Logo该放在哪个角落，页码长啥样这些都能提前设置好。

把母版设置完后，回到普通页面去创建新幻灯片，所有新做的页面都会自动带上这些“特色”。要是一起修改的话，也只要回母版那儿改一下，所有页面就都跟着变了。这样既省了好多时间，又能让整个PPT看起来风格一致，很专业。

【Excel 的Power Query、Word 的样式、PPT 的幻灯片母版——它们都有一个共同点：它们都不是孤立的“小技巧”，而是一种高效的“工作哲学”。】

Power Query 让我们学会用“自动方式”替代“重复劳动”。样式设计让我们懂得用“条理化方法”整理“繁杂内容”。母版功能让我们明白用“系统化策略”优化“视觉呈现”。工具本身没有温度，但能巧妙运用工具的你，却能因此更加得心应手。提高效率的诀窍，常常就隐匿在你每天点开，却始终没有深度挖掘的菜单选项中。

除了这些，还有哪些不太出名甚至少有人知，但用了之后效果超棒的办公小妙招呢？快来评论区说说你的独家绝招，咱们一起摆脱低效，享受高效工作的自由吧！

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